Instituto Escadia 10/ Septiembre / 2024

Un presupuesto es una herramienta financiera esencial que te ayuda a planificar y controlar los recursos de tu organización. Piensa en el presupuesto como un mapa que guía tus decisiones financieras a lo largo del camino, asegurando que te mantengas en el rumbo correcto para alcanzar tus objetivos. Ya sea que estés administrando una pequeña empresa o un departamento dentro de una organización más grande, tener un presupuesto bien estructurado te permite anticipar ingresos y gastos, y ajustar tus estrategias en función de las necesidades y oportunidades que se presenten.

Contar con un presupuesto ofrece múltiples beneficios que pueden transformar la forma en que manejas tus finanzas. Algunas de las principales ventajas incluyen:

1. Control financiero: Un presupuesto te da una visión clara de tus ingresos y gastos, permitiéndote controlar mejor el flujo de caja y evitar sorpresas desagradables.
2. Toma de decisiones informada: Con un presupuesto, puedes tomar decisiones basadas en datos reales, alineando tus acciones con los objetivos estratégicos de tu organización.
3. Planificación para el futuro: Un presupuesto te ayuda a planificar para el futuro, identificando áreas donde puedes ahorrar, invertir o reasignar recursos para maximizar el rendimiento.
4. Medición del rendimiento: Al comparar los resultados reales con las proyecciones presupuestadas, puedes evaluar el rendimiento de tu organización o departamento y hacer ajustes según sea necesario.
5. Reducción del estrés financiero: Saber que tienes un plan financiero reduce la ansiedad que a menudo acompaña a la gestión de una organización o departamento.

Un presupuesto financiero, en su forma más simple, es un plan que detalla tus ingresos y gastos esperados durante un periodo de tiempo determinado. Pero, ¿cómo se empieza desde cero? En esta entrada, te guiaremos a través de los pasos necesarios para crear un presupuesto que no solo sea funcional, sino que también te ayude a mantener la disciplina financiera y a tomar decisiones bien informadas.

Crear un presupuesto puede parecer una tarea monumental, pero cuando se desglosa en pasos manejables, se convierte en un proceso accesible y valioso. Aquí te presento una guía paso a paso para crear un presupuesto efectivo, ya sea para una pequeña empresa o para un departamento dentro de una organización más grande.

1. Define tus objetivos financieros: 

El primer paso para crear un presupuesto efectivo es definir claramente tus objetivos financieros. Estos objetivos son la base sobre la cual construirás todo el presupuesto, ya que te ayudarán a establecer prioridades y a dirigir tus recursos hacia las áreas que realmente importan para el éxito de tu organización o departamento. Pero, ¿cómo identificar y definir estos objetivos?

Comienza por preguntarte: ¿Qué es lo que realmente quiero lograr con este presupuesto? Dependiendo de la situación de tu empresa o departamento, tus objetivos financieros podrían variar. Veamos algunos ejemplos:

Supongamos que tu empresa ha estado experimentando márgenes de ganancia decrecientes debido a un aumento en los costos operativos. En este caso, uno de tus principales objetivos podría ser reducir costos en áreas como el suministro de materiales, transporte, o incluso gastos administrativos.

El objetivo de tu presupuesto podría ser: Reducir los costos operativos en un 10% durante el próximo año, enfocándonos en la optimización de la cadena de suministro y la renegociación de contratos con proveedores.

Con este objetivo en mente, asignarás recursos para implementar medidas de eficiencia, como consolidar compras, automatizar procesos o explorar proveedores alternativos.

Ahora veamos un ejemplo de rentabilidad: Tu empresa se encuentra en una posición estable y estás listo para escalar. Tus objetivos financieros podrían centrarse en expandir la capacidad de producción, abrir nuevas sucursales, o lanzar un nuevo producto.

El objetivo podría estructurarse de la siguiente manera: Preparar a la empresa para el crecimiento en los próximos dos años, aumentando la capacidad de producción en un 20% y abriendo una nueva sucursal en una ciudad estratégica.

Este objetivo podría requerir inversiones en infraestructura, adquisición de nuevos equipos, contratación de personal adicional, y marketing para promocionar la nueva sucursal o producto.

Si sabes exactamente qué quieres lograr, puedes enfocar tus recursos en las áreas correctas y evitar gastos innecesarios. Además, estos objetivos te permiten medir el éxito de tu presupuesto a lo largo del tiempo, ya que puedes evaluar si estás en camino de alcanzar las metas que te propusiste.

1. Reúne información financiera: 

El siguiente paso en la creación de un presupuesto efectivo es reunir toda la información financiera relevante. Este proceso es fundamental porque te proporciona una visión clara de cómo ha funcionado tu organización en el pasado, lo que te permite hacer proyecciones más precisas para el futuro. Al revisar tus ingresos y gastos históricos, estás construyendo una base sólida sobre la cual desarrollar un presupuesto que sea realista y alcanzable.

Comienza por revisar los ingresos históricos de tu organización o departamento. Esto incluye todas las fuentes de ingresos, desde las ventas de productos o servicios hasta cualquier ingreso adicional, como financiamiento, inversiones, o ingresos extraordinarios. Al hacer esta revisión, busca identificar patrones o tendencias, como temporadas altas y bajas, productos o servicios que generan más ingresos, o incluso fuentes de ingresos emergentes que podrías potenciar.

Si diriges una pequeña tienda de ropa, podrías notar que tus ingresos son consistentemente más altos durante las temporadas de vacaciones. Este patrón te ayudará a planificar con mayor precisión tus proyecciones de ingresos futuros, asegurándote de tener suficiente inventario y personal durante esos períodos clave.

La revisión de los gastos históricos es igualmente importante. Aquí es donde analizarás cómo se han gastado los recursos de tu organización, lo que te permitirá identificar áreas donde podrías estar gastando más de lo necesario o donde podrías optimizar los recursos. No olvides incluir tanto los gastos fijos como los variables.

Los gastos fijos son aquellos que permanecen constantes independientemente del nivel de actividad de la organización. Ejemplos incluyen el alquiler, los salarios del personal administrativo, los seguros, y los pagos de préstamos.

Por ejemplo, si estás a cargo de un restaurante, el alquiler del local es un gasto fijo que debes cubrir cada mes, sin importar cuántos clientes tengas. Al revisar estos gastos, asegúrate de que estén debidamente reflejados en tu presupuesto, ya que son compromisos financieros que no pueden ignorarse.

Los gastos variables, por otro lado, fluctúan con el nivel de actividad de tu organización. Esto incluye costos como la materia prima, suministros, comisiones de ventas, y otros gastos que aumentan o disminuyen según la producción o ventas.

En este caso, si gestionas una empresa de fabricación, los costos de materia prima son un gasto variable que depende directamente del volumen de producción. Durante un período de alta demanda, estos costos aumentarán, y es esencial que tu presupuesto refleje estas variaciones.

Finalmente, toma un momento para considerar aquellos gastos ocasionales o extraordinarios.No olvides considerar aquellos gastos que, aunque no sean recurrentes, pueden tener un impacto significativo en tu presupuesto. Estos incluyen reparaciones importantes, adquisiciones de activos, o incluso gastos de marketing para campañas específicas.Por ejemplo, si en los últimos años tu empresa invirtió en la renovación de equipo de oficina o en una campaña publicitaria importante, asegúrate de incluir esos gastos en tu análisis. Aunque no sean recurrentes, proporcionan una idea de las inversiones que podrían ser necesarias en el futuro.

• Proyecta ingresos y gastos: 

Una vez que hayas reunido y analizado toda la información financiera histórica, puedes empezar a proyectar futuros ingresos y gastos. Esta es la etapa en la que tus observaciones del pasado te ayudan a anticipar el futuro.

Para los ingresos utiliza las tendencias que identificaste para hacer proyecciones de ingresos para el próximo período presupuestado. Por ejemplo, si observaste que las ventas aumentan un 15% cada año durante las vacaciones, puedes proyectar un incremento similar para el próximo año. También puedes considerar factores como el lanzamiento de nuevos productos o servicios, la expansión a nuevos mercados, o cambios en el entorno económico que podrían afectar tus ingresos.

Del mismo modo, proyecta tus gastos basándote en tus patrones históricos, ajustando para cualquier cambio previsto en tus operaciones. Si planeas aumentar la producción, considera cómo esto afectará tus costos de materia prima y otros gastos variables. Si anticipas un incremento en los costos de alquiler o en las tarifas de servicios públicos, asegúrate de reflejar estos cambios en tu presupuesto.

Por último, reflexiona sobre cualquier cambio que planees implementar en tu operación o en tu estrategia de negocio. Estos cambios podrían afectar tanto tus ingresos como tus gastos, y es fundamental que tu presupuesto los tenga en cuenta para que puedas planificar adecuadamente y evitar sorpresas en el camino.

1. Monitorea y ajusta: 

Uno de los aspectos más importantes de un presupuesto es entender que no es un documento fijo e inmutable. Un presupuesto es una herramienta dinámica que debe revisarse y ajustarse regularmente para asegurar que sigue siendo relevante y útil en el contexto cambiante de tu organización. Este proceso continuo de revisión y ajuste es lo que permite que el presupuesto sea una guía efectiva para alcanzar tus objetivos financieros.

A medida que avanza el tiempo, los factores que afectan a tu organización pueden cambiar. Estos cambios pueden ser internos, como un aumento en los costos de producción, o externos, como cambios en la economía o en las regulaciones gubernamentales. 

Monitorear tu desempeño financiero significa realizar un seguimiento constante de cómo se están desarrollando los ingresos y los gastos en comparación con lo que habías presupuestado. Este seguimiento regular te da una visión clara y actualizada de la salud financiera de tu organización o departamento, y te permite identificar rápidamente cualquier área que necesite atención.

Al comparar los resultados reales con lo que habías presupuestado, puedes identificar rápidamente cualquier desviación significativa. Estas desviaciones pueden ser tanto positivas (como ingresos mayores a los esperados) como negativas (como costos más altos de lo proyectado). Por ejemplo:supongamos que tu empresa de servicios proyectó un ingreso mensual de $50,000, pero después de tres meses observas que los ingresos reales están promediando $60,000. Este aumento inesperado es positivo, pero también significa que debes revisar tus estrategias para ver cómo aprovechar al máximo este exceso de ingresos. Por otro lado, si los ingresos fueran de solo $40,000, necesitarías ajustar tus gastos para evitar un déficit.

Los mercados y las condiciones económicas pueden cambiar rápidamente. Un presupuesto que no se ajusta a estos cambios puede dejar a tu organización en una posición vulnerable. Veamos el siguiente ejemplo: Imagina que diriges una pequeña tienda de productos electrónicos y, debido a cambios en las tarifas de importación, los costos de algunos productos clave aumentan un 15%. Al revisar tu presupuesto, detectas que los márgenes de ganancia en esos productos se han reducido considerablemente. Ajustar tu presupuesto podría implicar aumentar los precios, renegociar con proveedores, o enfocarte en la venta de productos alternativos con mejores márgenes.

Es muy importante la definición de los indicadores clave de desempeño (KPIs) de tu presupuesto. Los KPIs son métricas que te ayudan a medir el éxito de tu presupuesto en áreas clave. Estos indicadores deben ser específicos, medibles, y directamente relacionados con tus objetivos financieros. Veamos un ejemplo: Si uno de tus objetivos es aumentar los ingresos en un 15% en el próximo año, podrías establecer un KPI para el crecimiento mensual de ingresos, comparando el desempeño mensual con el mismo mes del año anterior. Otro KPI podría ser la relación entre gastos operativos e ingresos, que te permitirá ver si los costos están creciendo más rápido que los ingresos.

Monitorear tu desempeño financiero también te permite establecer alertas tempranas para detectar desviaciones importantes. Si notas que estás gastando más de lo presupuestado en una categoría específica, puedes tomar medidas proactivas para corregir el curso antes de que se convierta en un problema mayor.

Revisar tu presupuesto te da la oportunidad de ajustar tus estrategias financieras según las circunstancias. Tal vez debas redirigir fondos hacia áreas que están funcionando mejor de lo esperado o recortar gastos en áreas menos efectivas. Si notas que una campaña de marketing digital está generando un retorno de inversión mucho mayor de lo previsto, podrías decidir ajustar tu presupuesto para aumentar la inversión en esta área, redirigiendo fondos desde otras campañas menos exitosas.

Elaborar un presupuesto financiero desde cero es un proceso que requiere tiempo, dedicación y disciplina, pero los beneficios que obtendrás son incalculables. No solo ganarás un control más claro sobre tus finanzas, sino que también establecerás una base sólida para tomar decisiones que alineen cada paso con tus objetivos financieros a largo plazo.

Entonces, ¿ya has comenzado a crear tu presupuesto financiero? Piensa en las áreas donde podrías hacer mejoras para asegurarte de que tus finanzas estén completamente alineadas con tus metas. ¿Cómo te ayudará este presupuesto a mantenerte en el camino correcto en los próximos meses, e incluso años?

Recuerda, el camino hacia una salud financiera robusta comienza con un plan bien pensado. ¿Estás listo para tomar el control de finanzas o las de tu organización y asegurarte un futuro próspero? ¡Es el momento perfecto para dar ese primer paso!

Compartenos en los comentarios tu experiencia en la elaboración y administración de presupuestos, seguro que esta servirá para el aprendizaje de toda la comunidad.