Instituto Escadia 08 / Agosto / 2024

Las estructuras organizacionales son fundamentales para el funcionamiento y la gestión de las empresas, ya que, definen cómo se distribuyen las tareas, cómo se coordinan las actividades y cómo fluye la información dentro de la empresa. A lo largo del tiempo, diversas estructuras han evolucionado para adaptarse a diferentes necesidades empresariales, es por ello que existen varias formas de estructurar una organización, cada una con sus propias características, ventajas y desventajas. En esta publicación de Negocios en Breve, profundizamos en algunas de las estructuras organizacionales más comunes, desglosando sus principales características, así como los beneficios y desafíos que presentan, vamos allá.

• Estructura Funcional: Es una de las formas más comunes y tradicionales de organización. En este modelo organizativo una empresa se divide en departamentos basados en funciones específicas, como ventas, marketing, recursos humanos, producción, finanzas y tecnología de la información. Así, cada departamento es dirigido por un experto en esa área, quien supervisa a los empleados que realizan tareas relacionadas con esa función, además, la autoridad y la responsabilidad están claramente definidas dentro de cada departamento, creando una jerarquía bien estructurada. Conozcamos sus características, así como sus beneficios y desventajas para tener un panorama más completo. 

• Características

1. 1. Especialización: Cada departamento se enfoca en una función específica, permitiendo que los empleados desarrollen una alta especialización y competencia en su área de trabajo.
   2. Jerarquía clara: Existe una cadena de mando bien definida, pues cada colaborador reporta a un superior dentro de su departamento.
   3. Eficiencia operativa: La estandarización de tareas y procesos dentro de cada departamento puede llevar a una mayor eficiencia y productividad.

• Comunicación vertical: La comunicación tiende a ser vertical, es decir, fluye desde los niveles más altos de la jerarquía hacia los niveles más bajos y viceversa.

• Ventajas

1. 1. Especialización y eficiencia: Al agrupar a empleados con habilidades similares, las empresas pueden lograr una mayor especialización y eficiencia, contribuyendo a que los colaboradores se vuelvan expertos en su campo, lo que puede mejorar la calidad del trabajo y la productividad.
   2. Claridad en la responsabilidad: Como ya comentamos, la cadena de mando clara facilita la asignación de responsabilidades y la toma de decisiones, así cada departamento tiene un líder que es responsable del rendimiento de su equipo.
   3. Desarrollo profesional: Los empleados tienen la oportunidad de avanzar en sus carreras dentro de su área de especialización, lo que puede ayudar a aumentar la motivación y la satisfacción laboral.

• Economías de escala: La estandarización de procesos y tareas dentro de cada departamento puede llevar a economías de escala, reduciendo costos y mejorando la eficiencia operativa. 

• Desventajas

1. 1. Silos de información: La especialización y la separación de funciones pueden llevar a la creación de «silos» que es cuando un departamento o grupo de personas está aislado del flujo de información de otras áreas de la empresa, es decir, dicha información no se comparte fácilmente entre departamentos. Sin duda, esto puede dificultar la colaboración y la coordinación interdepartamental.
   2. Falta de visión global: Los empleados y líderes de departamento pueden centrarse demasiado en sus propias áreas y perder de vista los objetivos generales de la empresa, provocando una falta de alineación estratégica.
   3. Rigidez: La estructura funcional puede ser menos flexible y adaptativa ante cambios rápidos en el mercado o en la tecnología, por lo tanto, la toma de decisiones puede ser más lenta debido a la jerarquía establecida.

• Conflictos de prioridad: Las diferentes prioridades y objetivos de cada departamento pueden causar conflictos. Por ejemplo, el departamento de ventas puede querer más productos disponibles rápidamente, mientras que el de producción puede priorizar la calidad sobre la cantidad. 

1. Estructura Divisional: Una de las estructuras organizacionales que ha ganado popularidad, especialmente entre grandes corporaciones, es la estructura divisional, este modelo organiza la empresa en unidades semi-independientes que se centran en productos, servicios, proyectos o áreas geográficas específicas, cada una de estas divisiones autónomas opera casi como una empresa independiente dentro de la organización más grande. Así, dichas divisiones tienen sus propios recursos y funciones completas, como ventas, marketing, finanzas, y producción, y es responsable de sus resultados. Esta estructura es común en grandes empresas que ofrecen una variedad de productos o servicios y operan en múltiples mercados o regiones geográficas.

• Características

1. Autonomía de las divisiones: Cada división opera con un alto grado de independencia, teniendo sus propios recursos y responsabilidad sobre sus resultados financieros.
2. Enfoque en productos o mercados: Las divisiones pueden estar organizadas por líneas de productos, grupos de clientes o regiones geográficas, permitiendo un enfoque especializado.
3. Duplicación de funciones: Cada división tiene sus propias funciones de apoyo (como recursos humanos, finanzas y marketing), lo que puede llevar a la duplicación de esfuerzos.
4. Gerentes de división: Cada división es dirigida por un gerente de división que reporta a la alta dirección de la empresa matriz.

• Ventajas

1. Flexibilidad y adaptabilidad: Las divisiones pueden reaccionar rápidamente a cambios en el mercado, adaptándose a nuevas oportunidades y amenazas sin la necesidad de aprobación centralizada.
2. Enfoque en el cliente y el mercado: Las divisiones pueden centrarse mejor en las necesidades específicas de sus mercados o clientes, proporcionando productos y servicios más alineados con sus demandas.
3. Responsabilidad y rendimiento: La autonomía de cada división facilita la medición y evaluación de su rendimiento, fomentando una mayor responsabilidad y eficiencia.
4. Desarrollo gerencial: La estructura divisional proporciona a los gerentes una experiencia valiosa en la gestión de una unidad completa, preparando a futuros líderes para roles de alta dirección.

• Desventajas

1. Duplicación de recursos: La autonomía de las divisiones puede llevar a la duplicación de funciones y recursos, aumentando los costos operativos.
2. Rivalidad interna: Las divisiones pueden competir por recursos y apoyo de la empresa matriz, lo que puede generar conflictos y reducir la colaboración.
3. Falta de consistencia: Las diferentes divisiones pueden desarrollar sus propias políticas y procedimientos, resultando en una falta de coherencia en la empresa en su conjunto.
4. Desafíos en la coordinación: La gestión de múltiples divisiones autónomas puede ser compleja, y la coordinación entre ellas puede ser un desafío significativo. 

• Estructura Matricial: Este modelo combina elementos de las estructuras funcional y divisional, buscando aprovechar las ventajas de ambas, en este modelo organizativo los empleados tienen doble dependencia jerárquica: reportan tanto a un gerente funcional como a un gerente de proyecto o producto. En otras palabras, los empleados trabajan en equipos interfuncionales que se forman para proyectos específicos, manteniendo al mismo tiempo su pertenencia a un departamento funcional.

• Características

1. 1. Doble línea de reporte: Los empleados tienen dos jefes: uno que supervisa su función (como marketing o finanzas) y otro que supervisa su proyecto o producto específico.
   2. Equipos interfuncionales: Los proyectos se gestionan a través de equipos que combinan habilidades y conocimientos de diferentes funciones, promoviendo una colaboración más estrecha.
   3. Flexibilidad en la asignación de recursos: Los recursos humanos y materiales pueden ser asignados y reasignados rápidamente según las necesidades del proyecto, lo que permite una mayor adaptabilidad.

• Comunicación y coordinación: Se requiere una comunicación constante y efectiva entre los diferentes gerentes y equipos para asegurar que los objetivos del proyecto y de la función se alineen. 

• Ventajas

1. 1. Mejor utilización de recursos: La capacidad de asignar recursos de manera flexible y dinámica permite que la empresa utilice su personal y materiales de manera más eficiente.
   2. Mayor innovación y creatividad: La colaboración entre diferentes departamentos y la combinación de diversas perspectivas pueden conducir a soluciones más innovadoras y creativas.
   3. Adaptabilidad y flexibilidad: Las empresas pueden responder rápidamente a cambios en el mercado o en la demanda de los clientes, ajustando sus proyectos y reasignando recursos según sea necesario.

• Desarrollo de habilidades: Los empleados tienen la oportunidad de trabajar en diferentes proyectos y con diferentes equipos, lo que puede enriquecer su experiencia y habilidades. 

• Desventajas

1. 1. Confusión en la cadena de mando: La doble línea de reporte puede generar conflictos de prioridades y confusión entre los empleados, quienes pueden recibir instrucciones contradictorias de sus dos jefes.
   2. Complejidad administrativa: La gestión de una estructura matricial puede ser más compleja y requerir un mayor esfuerzo de coordinación y comunicación.
   3. Costos de coordinación: La necesidad de comunicación constante y la gestión de conflictos pueden aumentar los costos operativos y administrativos.

• Resistencia al cambio: Los empleados y gerentes acostumbrados a estructuras más tradicionales pueden resistirse a adoptar la flexibilidad y la colaboración requeridas por la estructura matricial. 

4. Estructura en Red: Una estructura organizativa que ha ganado prominencia en este contexto es la estructura en red, que se destaca   por su enfoque en la flexibilidad, la colaboración y la descentralización. De manera específica, la estructura en red es un modelo en el que una empresa se estructura como una red de nodos interconectados, que pueden ser departamentos internos, equipos, o incluso organizaciones externas y socios. A diferencia de las estructuras jerárquicas tradicionales, donde la autoridad fluye de arriba hacia abajo, en una estructura en red la toma de decisiones es más descentralizada y la comunicación es más horizontal y es un modelo común en empresas que desean ser ágiles y que buscan maximizar la colaboración tanto interna como externa.

• Características

1. 1. Descentralización: La toma de decisiones no está centralizada en la alta dirección, por lo que, los diferentes nodos tienen autonomía para tomar decisiones y gestionar sus operaciones.
   2. Colaboración externa: Las empresas en red a menudo colaboran estrechamente con proveedores, socios y otras organizaciones externas, formando alianzas estratégicas.
   3. Flexibilidad y adaptabilidad: La estructura es altamente flexible, permitiendo a la empresa adaptarse rápidamente a cambios en el mercado o en la tecnología.

• Comunicación horizontal: La información fluye de manera más libre y horizontal entre los diferentes nodos, facilitando la colaboración y la innovación. 

• Ventajas

1. 1. Mayor flexibilidad: La capacidad de adaptarse rápidamente a las condiciones cambiantes del mercado es una de las principales ventajas, con ello, las empresas pueden reconfigurar sus redes para responder a nuevas oportunidades y desafíos.
   2. Innovación mejorada: La colaboración tanto interna como externa fomenta la creatividad y la innovación, ya que las ideas y las mejores prácticas se comparten más fácilmente.
   3. Reducción de costos: La externalización de funciones no esenciales y la colaboración con socios estratégicos pueden reducir costos operativos y aumentar la eficiencia.

• Especialización: Al trabajar con socios externos especializados, las empresas pueden centrarse en sus competencias clave y delegar funciones secundarias a expertos. 

• Desventajas

1. Dependencia externa: La dependencia de socios externos puede ser un riesgo si alguno de ellos no cumple con sus compromisos o si surgen conflictos.
2. Complejidad en la gestión: Coordinar y gestionar una red de múltiples nodos, tanto internos como externos, puede ser complejo y requerir habilidades avanzadas de gestión.
3. Riesgos de seguridad y confidencialidad: La colaboración externa puede aumentar los riesgos de seguridad de la información y la pérdida de confidencialidad.
4. Pérdida de control: La descentralización y la dependencia de socios externos pueden llevar a una pérdida de control directo sobre algunas operaciones y procesos clave.

5. Estructura Horizontal o Plana: La estructura horizontal, también conocida como estructura plana, es un modelo organizativo que reduce al mínimo los niveles jerárquicos entre la alta dirección y los empleados de nivel operativo, así, en lugar de una jerarquía tradicional con múltiples niveles de gestión, la estructura plana promueve un entorno donde los empleados tienen más autonomía y la toma de decisiones está más distribuida.

• Características

1. 1. Pocos niveles jerárquicos: La estructura plana elimina o reduce significativamente los niveles de mando intermedios, creando una jerarquía muy reducida.
   2. Alta autonomía: Los empleados tienen más libertad para tomar decisiones y asumir responsabilidades sin la necesidad de una supervisión constante.
   3. Comunicación directa: La comunicación tiende a ser más directa y abierta, con menos barreras entre los diferentes niveles de la organización.

• Colaboración y trabajo en equipo: Se fomenta una cultura de colaboración y trabajo en equipo, donde las ideas y opiniones de todos los empleados son valoradas. 

• Ventajas

1. 1. Mayor agilidad: La reducción de niveles jerárquicos permite a la organización responder más rápidamente a cambios en el mercado y tomar decisiones de manera más ágil.
   2. Aumento de la innovación: La autonomía y la colaboración fomentan un entorno donde las ideas innovadoras pueden surgir y desarrollarse más fácilmente.
   3. Mejora de la moral y satisfacción laboral: Los empleados suelen sentirse más valorados y satisfechos en una estructura plana, ya que tienen una mayor participación en la toma de decisiones y en la dirección de la empresa.

• Reducción de costos: La eliminación de niveles jerárquicos intermedios puede reducir los costos asociados con la gestión y supervisión.

• Desventajas

1. 1. Desafíos en la coordinación: Sin una jerarquía clara, puede ser más difícil coordinar y gestionar las actividades de la organización, especialmente en empresas grandes.
   2. Sobrecarga de responsabilidades: Los empleados pueden sentirse abrumados por la cantidad de responsabilidades y decisiones que deben tomar sin el apoyo de una estructura jerárquica.
   3. Confusión en la toma de decisiones: La distribución de la toma de decisiones puede llevar a confusión y desacuerdos sobre quién tiene la autoridad final en ciertos asuntos.

• Limitaciones en el crecimiento: A medida que la empresa crece, mantener una estructura plana puede volverse insostenible y menos eficaz. 

• Estructura en forma de Malla: Se caracteriza por su alto grado de interconexión y colaboración entre los diferentes nodos de la organización, así, las unidades, departamentos o individuos están altamente interconectados a través de una red flexible. A diferencia de las estructuras jerárquicas tradicionales, en la estructura en malla no hay una línea clara de autoridad y mando, sino que la toma de decisiones y la comunicación fluyen de manera horizontal y diagonal, permitiendo una colaboración más directa y eficiente.

• Características 

1. 1. Interconexión alta: Todos los nodos de la organización están conectados entre sí, facilitando una comunicación y colaboración constante.
   2. Descentralización: La toma de decisiones está distribuida entre los diferentes nodos, evitando la concentración de poder en un solo punto.
   3. Flexibilidad y adaptabilidad: La estructura es altamente flexible, permitiendo que los nodos se reconfiguren según las necesidades del entorno y del mercado.

• Colaboración y sinergia: La estructura fomenta una cultura de colaboración, donde las ideas y recursos se comparten abiertamente entre los diferentes nodos. 

• Ventajas

1. 1. Mayor agilidad: La interconexión y la flexibilidad permiten a la organización responder rápidamente a los cambios en el mercado y a las nuevas oportunidades.
   2. Innovación potenciada: La colaboración constante y el flujo libre de información fomentan un entorno donde la innovación puede florecer.
   3. Mejora en la toma de decisiones: La descentralización permite una toma de decisiones más rápida y efectiva, ya que los nodos tienen la autonomía para actuar según las necesidades inmediatas.

• Utilización eficiente de recursos: La capacidad de reconfigurar la red según las necesidades permite una mejor utilización de los recursos disponibles, evitando redundancias y optimizando la eficiencia operativa

• Desventajas

1. 1. Complejidad en la coordinación: La alta interconexión y la falta de una jerarquía clara pueden hacer que la coordinación sea un desafío, especialmente en organizaciones grandes.
   2. Confusión en la autoridad: La descentralización puede llevar a confusión sobre quién tiene la autoridad para tomar decisiones en situaciones críticas.
   3. Riesgos de seguridad y confidencialidad: La amplia interconexión puede aumentar los riesgos relacionados con la seguridad de la información y la confidencialidad.

• Sobrecarga de comunicación: La necesidad de mantener una comunicación constante puede resultar en una sobrecarga de información y en dificultades para filtrar la información relevante.
  
  
• Estructura basada en Proyectos:

Este modelo organiza a la empresa en torno a proyectos específicos, permitiendo una mejor adaptación a las necesidades del mercado y a los objetivos estratégicos. Así, en lugar de mantener una estructura jerárquica tradicional, los empleados se agrupan temporalmente en equipos de proyecto, cada uno con un objetivo específico y un tiempo determinado para completarlo y, una vez que el proyecto se completa, los miembros del equipo pueden ser reasignados a nuevos proyectos.

• Características

1. 1. Equipos temporales y dinámicos: Los equipos se forman específicamente para abordar proyectos concretos y se disuelven una vez que el proyecto se ha completado.
   2. Flexibilidad: La estructura permite a la empresa adaptarse rápidamente a nuevas oportunidades y desafíos, reasignando recursos según sea necesario.
   3. Foco en resultados: Cada proyecto tiene objetivos claros y específicos, con un fuerte énfasis en los resultados y la entrega a tiempo.

• Autonomía: Los equipos de proyecto suelen tener un alto grado de autonomía para tomar decisiones y gestionar sus propias actividades. 

• Ventajas

1. 1. Mayor adaptabilidad: La capacidad de formar y disolver equipos según las necesidades del proyecto permite a la empresa adaptarse rápidamente a los cambios del mercado y a nuevas oportunidades.
   2. Fomento de la innovación: Al trabajar en proyectos específicos, los equipos pueden centrarse en soluciones creativas y novedosas, impulsando la innovación.
   3. Claridad de objetivos: Cada proyecto tiene metas claras y específicas, lo que facilita la alineación de los esfuerzos del equipo y la medición del éxito.

• Eficiencia en la utilización de recursos: Los recursos pueden asignarse y reasignarse según las necesidades del proyecto, optimizando su uso y evitando la redundancia. 

• Desventajas

1. 1. Incertidumbre y falta de continuidad: La naturaleza temporal de los proyectos puede generar incertidumbre y falta de continuidad para los empleados, quienes pueden estar preocupados por su próximo proyecto.
   2. Desafíos en la coordinación: Gestionar múltiples proyectos simultáneamente puede ser complejo, especialmente en términos de coordinación y priorización de recursos.
   3. Riesgos de sobrecarga: Los empleados pueden enfrentar una sobrecarga de trabajo al participar en varios proyectos a la vez, lo que puede afectar su rendimiento y bienestar.

• Dificultad en la integración: Integrar los resultados de diferentes proyectos en la estrategia general de la empresa puede ser un desafío, especialmente si los proyectos son muy diversos. 

Las diferentes estructuras organizacionales ofrecen una variedad de ventajas y desventajas que las hacen más o menos adecuadas según las necesidades y objetivos de cada empresa. Al elegir una estructura organizacional, es crucial considerar los objetivos estratégicos, el tamaño de la empresa, el entorno de la industria y la cultura corporativa, ya que, no existe una solución única, y las empresas a menudo pueden beneficiarse de una combinación de diferentes estructuras para satisfacer sus necesidades específicas. Cuéntanos cuál implementarías en tu negocio y por qué, tu opinión es la más importante. Hasta la próxima entrega de Negocios en Breve.