Instituto Escadia 13 / Agosto / 2024

Determinar si un negocio necesita contratar más personal es una decisión que impacta en su rendimiento y crecimiento, pues, no solo implica una inversión financiera significativa, sino que también afecta la cultura de la empresa, la productividad, así como el éxito del negocio. Sin lugar a duda, muchas empresas se enfrentan al dilema de cuándo y cómo ampliar su equipo para satisfacer las demandas operativas sin incurrir en gastos innecesarios. Este proceso también implica la creación de perfiles de puesto que nos faciliten elegir a la persona adecuada. En este sentido, contratar el personal adecuado no solo asegura que las tareas y responsabilidades se cumplan de manera eficiente, sino que también contribuye a la satisfacción y retención de empleados, fomentando un entorno laboral positivo. Conscientes de la importancia de este proceso, en Negocios en Breve queremos ofrecer una guía completa para ayudarte a identificar si es necesario contratar más personal y determinar el perfil de puesto que necesitas cubrir para allanar tu camino al éxito empresarial. 

Identificación del personal necesario en la empresa

Pareciera algo sencillo y hasta cierto punto lógico identificar y reconocer cuál es el personal que necesitamos para nuestro negocio, sin embargo, existen diferentes factores que es conveniente considerar para no solo cubrir posiciones por alguna carencia en el momento, sino para hacerlo basados en una estrategia que nos permita un crecimiento empresarial sostenible. Seleccionar a los empleados adecuados no solo contribuye a un ambiente de trabajo positivo, sino que también impulsa la productividad y la eficiencia. A continuación, exploraremos en profundidad cómo identificar las necesidades de personal de una empresa, desde la evaluación de las necesidades hasta la selección y contratación de los mejores candidatos, vamos allá. 

1. Evaluación de necesidades.  El primer paso para identificar el personal necesario es comprender la situación actual de la empresa, lo que implica evaluar la estructura organizacional, los roles y responsabilidades existentes, y las capacidades actuales de los empleados. Para ello podemos guiarnos con preguntas clave como: ¿Cuáles son las áreas de la empresa que están funcionando bien?, ¿Dónde hay brechas de habilidades o recursos?, y ¿Cuáles son los proyectos u objetivos futuros que requerirán nuevos talentos?

Por otro lado, también debemos considerar las proyecciones de crecimiento, para ello hay que tener presente las metas a corto y largo plazo de la empresa, estos aspectos pueden revelar la necesidad de contratar nuevo personal para cumplir con la demanda futura. Las áreas comunes que pueden necesitar expansión incluyen ventas, marketing, tecnología de la información y atención al cliente.

El feedback de empleados y gerentes, es otro factor dentro de la evaluación de necesidades, pues, obtener retroalimentación de ellos puede proporcionar una visión valiosa sobre los requerimientos de personal. Los gerentes, en particular, pueden identificar roles críticos que necesitan ser cubiertos para mejorar la eficiencia del equipo.

Se recomienda, además, realizar un análisis para evaluar el desempeño de los empleados actuales para identificar posibles necesidades de capacitación o reemplazo, así como la carga de trabajo de cada departamento para determinar si es necesario contratar personal adicional.

Esta es entonces la primera etapa del proceso para identificar el personal que requiere nuestro negocio, hacer una evaluación integral será de gran ayuda para diversificar y tener una perspectiva más completa de estas necesidades. 

1. Definición de roles y responsabilidades. Una herramienta útil y necesaria en el proceso de la identificación del personal necesario para una empresa y su contratación es la descripción de puestos, que debe ser clara y detallada para atraer a los candidatos adecuados y de manera general debe incluir:

• Título del puesto
• Responsabilidades clave
• Habilidades y competencias requeridas
• Experiencia y calificaciones necesarias

En este sentido, definir las competencias y habilidades clave para cada puesto es necesario y pueden incluir habilidades técnicas, competencias blandas (como la comunicación y el trabajo en equipo) y conocimientos específicos de tu organización. Además de estas habilidades y competencias, es importante considerar el ajuste cultural del candidato, es decir, un empleado que se alinee con los valores y la cultura de la empresa, ya que, es más probable que tenga éxito y contribuya positivamente al equipo. Más adelante profundizaremos en este tema para que tengas una noción más amplia sobre los perfiles de puesto. 

• Estrategias de reclutamiento. Utilizar una variedad de fuentes de reclutamiento puede aumentar las posibilidades de encontrar el candidato adecuado, algunas fuentes comunes incluyen:

• Portales de empleo en línea
• Redes sociales profesionales (como LinkedIn)
• Ferias de empleo y eventos de networking
• Programas de referidos internos

Un factor importante en esta parte del proceso es desarrollar una fuerte marca empleadora, pues esto contribuye a atraer candidatos de alta calidad, para ello se recomienda promover los valores de la empresa, los beneficios y las oportunidades de crecimiento en todas las plataformas de reclutamiento y por supuesto, tener un buen ambiente laboral que pueda ser difundido por los colaboradores actuales, también existen ciertas certificaciones que pueden ayudar a tu empresa con este posicionamiento como “Great Place to Work”, no creas que si estás empezando es demasiado pronto para considerarlo, en realidad es mejor construir un buen lugar para trabajar desde los cimientos. 

Ahora viene el proceso de selección que debe estar bien estructurado para identificar a los mejores candidatos, esto puede incluir entrevistas estructuradas, pruebas de habilidades, evaluaciones psicométricas, referencias, entre otros, a continuación, te contamos más al respecto. 

• Evaluación y selección de candidatos. Incluye las entrevistas, que como te comentamos deben estar bien estructuradas y enfocarse en evaluar las competencias clave, así como el ajuste cultural del candidato. Aquí te compartimos algunas técnicas efectivas que puedes utilizar. 

• Entrevistas basadas en competencias
• Preguntas situacionales y de comportamiento
• Entrevistas grupales o paneles

En esta parte también se consideran las pruebas de habilidades y evaluaciones psicométricas, que pueden proporcionar una visión objetiva de las capacidades del candidato, dichas pruebas pueden incluir evaluaciones técnicas, pruebas de razonamiento lógico y evaluaciones de personalidad. Es importante también verificar las referencias y antecedentes del candidato, que es una práctica esencial para asegurar su idoneidad para el puesto, para ello se recomienda la verificación del empleo previo, referencias personales y, en algunos casos, verificaciones de antecedentes penales.

• Integración y retención. Se refiere a un proceso de onboarding bien estructurado para la integración exitosa del nuevo empleado, en este se pueden considerar programas de orientación, mentoría y apoyo, así como la capacitación en el puesto de trabajo. Posterior a ello, se debe considerar ofrecer oportunidades de desarrollo profesional, que puede ayudar a retener a los empleados y mantenerlos motivados y puedes valerte de programas de capacitación continua, oportunidades de ascenso, evaluaciones de desempeño regulares, entre otros. 

Otro factor que contribuye a la integración y retención es el fomento de una cultura de empresa positiva y colaborativa, pues esto puede mejorar la satisfacción de los empleados, para ello es conveniente promover una comunicación abierta, el reconocimiento y la recompensa, así como el equilibrio entre el trabajo y la vida personal.

• Monitorización y ajuste. Aquí se incluye la evaluación continua de las necesidades de personal para asegurar que la empresa sigue en la dirección correcta, esto implica monitorear el desempeño de los empleados y ajustar los roles y responsabilidades según sea necesario. Para realizar mejoras es esencial obtener retroalimentación regular de los empleados y gerentes, que te ayudarán a identificar áreas de oportunidad en el proceso de identificación y selección de personal, para ello puedes incluir encuestas de satisfacción, entrevistas de salida y reuniones de revisión.

No olvides promover la capacidad de adaptarse a los cambios en el mercado y en la industria, pues esto es crucial para mantener una fuerza laboral efectiva, te recomendamos estar al tanto de las tendencias de empleo, las nuevas tecnologías y las mejores prácticas de la industria.

La identificación del personal necesario en una empresa es un proceso complejo que requiere una evaluación cuidadosa, estrategias de reclutamiento efectivas y un enfoque en la integración y retención de empleados. Al seguir estos pasos y adaptarse a las necesidades cambiantes, las empresas pueden asegurar que cuentan con el talento adecuado para alcanzar sus objetivos y prosperar en el mercado competitivo actual. Para fortalecer tu conocimiento sobre este proceso queremos profundizar en el perfil de puesto, que es un documento esencial para tener éxito desde la identificación del personal necesario, hasta la contratación. 

Guía completa del perfil de puesto

El perfil de puesto es una herramienta esencial en la gestión de recursos humanos, ya que define claramente las responsabilidades, competencias y requisitos necesarios para desempeñar una función específica dentro de una empresa, así, un perfil de puesto bien elaborado no solo facilita el proceso de reclutamiento y selección, sino que también contribuye al desarrollo profesional y a la gestión del rendimiento de los empleados. Ahora es momento de explorar en detalle qué es un perfil de puesto, su importancia, cómo se elabora y cómo se utiliza en diversos contextos empresariales.

• ¿Qué es un perfil de puesto? Es un documento que describe las responsabilidades, habilidades, competencias, y requisitos necesarios para un rol específico dentro de una organización y es esencial para asegurar que tanto los empleadores como los empleados tengan una comprensión clara de lo que se espera en un determinado puesto de trabajo. Entre sus componentes están:

1. Título del puesto: El nombre del puesto que debe ser claro y representativo de las funciones de este.
2. Objetivo del puesto: Una breve descripción del propósito y los principales objetivos del rol.
3. Responsabilidades y funciones: Lista detallada de las tareas y responsabilidades diarias del puesto.
4. Requisitos: Incluye la educación, experiencia, habilidades técnicas y competencias necesarias para desempeñar el rol.
5. Condiciones de trabajo: Detalles sobre el entorno laboral, horarios, y otros aspectos relevantes.
6. Relaciones internas y externas: Descripción de con quién interactúa el puesto dentro y fuera de la organización.

• Importancia del perfil de puesto. Un perfil de puesto claro y bien definido proporciona transparencia sobre lo que se espera de cada empleado, lo que puede reducir malentendidos y aumentar la satisfacción laboral; ayuda a los reclutadores a identificar rápidamente a los candidatos que cumplen con los requisitos del puesto, agilizando el proceso de selección y aumentando la probabilidad de contratar al candidato ideal; proporciona una base para evaluar el rendimiento de los empleados, ya que establece expectativas claras y medibles; facilita la planificación de la carrera y el desarrollo profesional de los empleados al delinear las habilidades y competencias necesarias para avanzar en la organización.
  
  
• ¿Cómo elaborar un perfil de puesto? 
  
• Análisis del puesto: El primer paso en la creación de un perfil de puesto es realizar un análisis detallado del mismo, lo que implica recopilar información sobre las tareas, responsabilidades, y competencias necesarias para el rol. Para ello podemos recurrir a métodos de análisis como entrevistas, que son conversaciones con empleados actuales y supervisores para entender las responsabilidades del puesto; usar formularios detallados que los empleados completan para describir sus tareas diarias y observar a los empleados en su trabajo para obtener una comprensión clara de las funciones del puesto.

• Descripción del puesto: Con la información recopilada del análisis, se procede a redactar la descripción del puesto, que debe incluir todos los componentes clave mencionados anteriormente.

• Revisión y aprobación: Una vez redactado, el perfil de puesto debe ser revisado y aprobado por los gerentes y el departamento de recursos humanos para asegurar que sea preciso y esté alineado con los objetivos de la empresa.
• Comunicación y difusión: El perfil de puesto debe ser comunicado a todos los interesados, incluidos los empleados actuales y los nuevos reclutas, y debe estar fácilmente accesible para su consulta.
  
  
• Uso del perfil de puesto en diversos contextos

• Reclutamiento y selección: El perfil de puesto es una herramienta esencial en el proceso de reclutamiento y selección, ya que proporciona una guía clara sobre las cualidades y competencias que se buscan en un candidato. Es por ello que en la publicación de ofertas de empleado se utiliza este documento para redactar anuncios de empleo que atraigan a los candidatos adecuados. Además, se pueden basar las preguntas de la entrevista en las responsabilidades y competencias descritas en el perfil de puesto y comparar las habilidades y experiencias de los candidatos con los requisitos expuestos en este para tomar decisiones informadas.

• Evaluación del desempeño: Los perfiles de puesto son fundamentales para la evaluación del desempeño, ya que establecen criterios claros y objetivos para medir el rendimiento de los empleados. También se usan para definir metas y objetivos específicos y medibles, además de ser una guía para proporcionar retroalimentación basada en cómo el empleado cumple con las responsabilidades y competencias descritas en el perfil. Contribuyen también para crear planes de desarrollo profesional basados en las áreas de mejora identificadas durante la evaluación del desempeño.

• Desarrollo y capacitación. El perfil de puesto también es útil para planificar y desarrollar programas de capacitación que alineen las habilidades de los empleados con las necesidades de la empresa. En ese mismo sentido, nos podemos basar en este documento para identificar necesidades de capacitación, pues a través de este reconocemos brechas de habilidades y así planificar programas de capacitación adecuados y posterior a ello medir la efectividad de dichos programas basados en el desempeño del empleado en relación con el perfil de puesto.

• Planificación de sucesión. Los perfiles de puesto son esenciales para la planificación de la sucesión, asegurando que la empresa esté preparada para cubrir roles críticos cuando sea necesario. Así, podemos identificar empleados con el potencial de asumir roles más altos y crear planes de desarrollo para prepararlos para roles futuros basados en las competencias descritas en el perfil de puesto. Además, nos facilita la transición cuando se produzcan cambios de personal, asegurando que los sucesores estén bien preparados para asumir sus nuevas responsabilidades.

• Ejemplo de perfil de puesto. Para ilustrar mejor cómo se elabora y utiliza un perfil de puesto, a continuación, te presentamos un ejemplo sencillo y así tengas una noción más certera, recuerda que puedes robustecerlo de acuerdo a la información, funciones y habilidades que busques en el puesto. 
  
  
• Perfil de puesto de un Gerente de Ventas

1. Título del puesto: Gerente de Ventas
2. Objetivo del puesto: Desarrollar y ejecutar estrategias de ventas para aumentar la cuota de mercado y alcanzar los objetivos de ventas de la empresa.
3. Responsabilidades y Funciones: 

• Desarrollar planes de ventas y estrategias de mercado.
• Liderar y motivar al equipo de ventas.
• Analizar datos de ventas y elaborar informes.
• Identificar nuevas oportunidades de negocio.

1. Requisitos:

• Licenciatura en Administración de Empresas, Marketing o campo relacionado.
• Mínimo de 5 años de experiencia en ventas y gestión de equipos.
• Habilidades de liderazgo y comunicación.
• Conocimiento de técnicas de ventas y análisis de mercado.

1. Condiciones de trabajo:

• Trabajo de oficina con viajes ocasionales para reuniones con clientes.
• Horario de lunes a viernes, con disponibilidad para trabajar horas extra si es necesario.

1. Relaciones internas y externas:

• Internas: Equipo de ventas, departamento de marketing, alta dirección.
• Externas: Clientes, socios comerciales, proveedores.

La identificación del personal necesario y la creación de perfiles de puestos son dos componentes críticos en la gestión de recursos humanos que se complementan mutuamente para asegurar el éxito organizacional. La evaluación de las necesidades de personal permite a las empresas comprender sus requerimientos actuales y futuros, mientras que los perfiles de puestos detallados y claros facilitan el reclutamiento, la selección, la evaluación del desempeño y el desarrollo profesional.

Así, la identificación precisa del personal necesario y la elaboración de perfiles de puestos sólidos son esenciales para construir una fuerza laboral competente y comprometida, capaz de impulsar el crecimiento y la competitividad de la empresa en el mercado actual. Al invertir en estos procesos, las organizaciones pueden optimizar sus recursos humanos y establecer una base sólida para el éxito sostenible. Ahora queremos leerte, ¿qué relación encuentras entre un buen perfil de puesto y la productividad de tu negocio?, coméntanos, hasta la próxima entrega de Negocios en Breve